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A tour de rôle, chaque entreprise devient un jour fournisseur de biens ou de services. A tour de rôle, chaque entreprise devient client.

Une entreprise qui réussit est une société qui développe des relations durables avec ses clients mais aussi avec ses fournisseurs.

Dans tous les secteurs, nous avons toujours besoin d’un fournisseur. Il est donc primordial de soigner ses relations afin de faire la différence. Il est essentiel de garantir des rapports privilégiés avec des prestataires qui répondent à nos exigences de qualité.

Comment y parvenir ? Comment améliorer les relations ? Comment garantir une parfaite collaboration ? Nous tâcherons de répondre le plus clairement possible à ces interrogations.

La première étape semble logique : Choisir le bon partenaire. 

Si une entreprise souhaite créer des relations durables avec ses fournisseurs, elle se doit de placer les bases. Pour cela, certaines étapes sont à suivre afin de trouver le partenaire idéal.

Avant de commencer les recherches, il est essentiel d’établir une liste des points qui vous semblent importants chez votre futur prestataire : expériences, nombre d’années d’existence, qualité des produits, délais de production et de livraison, distance géographique, durabilité, tarifs et compétitivité… 

Vous devez définir une sélection. Ces choix entrent dans une stratégie cohérente. Cela vous permettra de trouver les prestataires les mieux adaptés à vos besoins.

Par exemple, si A peut vous fournir avec un prix compétitif mais promet un délai de 6 semaines, alors que B est un peu plus cher mais il vous fournit en 4 semaines. Lequel allez-vous choisir ? Quel est votre priorité ? Prix ou délai ?

Ensuite, il faut donc établir une liste précise des prestataires potentiellement utile à vos projets.

En aucun cas, la sélection n’est faite à la légère. Il s’agit ici de se documenter de manière précise.

Vous êtes-vous déjà renseignés sur la solvabilité d’un client avant de signer un contrat avec lui ? Si la réponse est oui, alors vous êtes familier de cette pratique et la suite ne vous étonnera pas.

Car oui, il faut faire de même avec les fournisseurs que vous choisirez. 

En effet, établir un contrat demande une garantie de réalisation des prestations de service ou de livraison de biens. Il faut être sûr que l’entreprise sélectionnée a les reins solides et ne va pas mettre la clé sous le paillasson. Il n’est pas question de signer un devis sur l’unique base de prix et/ou délai. 

N’hésitez donc pas à vous renseigner, notamment, auprès des autres clients. Ils seront une source d’informations utiles comme le capital sympathie, la réactivité, la prise d’initiative,… Ce sont également des facteurs à prendre en compte, des facteurs qui n’apparaissent pas sur un contrat.

Une relation de confiance à double sens

Mais, n’oublions pas qu’une relation va toujours dans les deux sens. Pour instaurer la confiance, votre entreprise, en tant que client, doit également faire preuve de fiabilité. Ceci passe évidemment par le respect du délai de paiement convenus entre les deux parties. 

Cependant, la confiance va bien au-delà du simplement aspect financier. Cette relation établie au travers d’un contrat doit être bénéfique et avantageuse pour tous. Le prestataire ne doit pas être vu uniquement comme quelqu’un qui fournit un bien ou un service. Des concessions mutuelles doivent être acceptées.

A cela s’ajoute la renégociation d’un contrat. Dans le cas où le contrat n’est plus équitable, renégocier certains aspects, avant de changer de fournisseur, est souvent plus bénéfique.

Enfin, la dimension humaine est très importante. Si les termes du contrat sont d’une importance capitale, il en va de même pour le relationnel. En effet, ce sont les échanges qui permettront de 

• bénéficier d’informations pertinentes, 
• profiter du réseau de chacun,
• tirer parti de son influence et de sa réputation  

Pour valoriser ce type de relation, il préférable d’avoir un contact particulier. En ayant toujours le même interlocuteur, des deux côtés, la relation s’établira plus facilement et plus durablement. 

De même, il est important de rester en contact pour rester informer des nouvelles tendances, des nouveautés, … Aussi, faites profiter, à votre fournisseur, de vos informations et innovations. Vous saurez alors si en cas d’évolution ou changement, votre prestataire est capable de vous suivre dans votre changement.

Mais, privilégier des fournisseurs clés ne veut pas dire de négliger les autres. Il faut toujours pouvoir anticiper tous types de problèmes. Dans le cas où votre prestataire habituel ne peut pas subvenir à votre commande, il faut pouvoir agir vite.

C’est pourquoi, ne négligez jamais l’étape du partage d’information. De plus, comme le dit l’adage, c’est risqué de mettre tous ses œufs dans le même panier.

Pour de bonnes relations, on pense « Action – Réaction »

Les retards de paiement, de livraison, les erreurs de commande, … sont des problèmes qui peuvent survenir fréquemment. En cas de problème, il faut savoir réagir de manière appropriée.

Car, certains problèmes sont plus importants que d’autres et peuvent entraîner des conséquences plus graves.

Rester calme, privilégier le dialogue et rechercher de solutions renforceront votre relation. De plus, en cas de problème, la réactivité est primordiale. C’est pourquoi, c’est avec la tête froide que comprendre l’erreur permettra de gérer au mieux l’imprévu.

De plus, votre réaction mettra votre fournisseur en confiance, favorisant la résolution de la situation problématique. Il sera plus enclin à partager les problèmes et à devancer les solutions.

Relations entreprise-fournisseur : En résumé

Chaque entreprise gagne à créer et entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Pour y arriver, il faut :

• choisir correctement ses prestataires
• créer un climat de confiance et de discussion
• ne pas oublier que la relation est à double sens : On valorise des accords équitables et bénéfiques pour chacun
• la gestion et la résolution de problèmes passent par la communication

Avec ce peu d’efforts, votre entreprise aura alors de bons partenaires.